/Organizacja służbowych imprez – atrakcje dla każdego

Organizacja służbowych imprez – atrakcje dla każdego

Jakikolwiek festiwal, konkurs, ślub oraz uroczystości weselne, kongres, konferencja, szkolenie, studniówka, wyprawa za miasto, grupowy wyjazd na wczasy, zawody sportowe, piknik integracyjny – wszystkie te przedsięwzięcia jesteśmy w stanie określić jedną nazwą – imprezy. W każdym wypadku, ktoś ma obowiązek się zająć preparacją, zebraniem chętnych członków, organizacją całości w oparciu o detale. A szczegóły, to przewóz, noclegi, wyżywienie, sala konferencyjna bądź targowa, rozrywka oraz dużo innych czynników imprezy, w zależności od potrzeb. Organizacja imprez to renomowana praca dla ludzi kochających wyzwania, energicznych, z pomysłami.

Na rynku istnieje dużo korporacji zajmujących się organizacją rozmaitych przedsięwzięć, niestety, wiele z nich nie ma większego pojęcia jak imprezę przeprowadzić od początku do końca. Bazą przystąpienia do przygotowania oraz realizacji jest umowa, zawierająca wszystkie ustalenia, detale i ceny poszczególnych składników, oraz wynagrodzenie organizatora. W wypadku pobocznych zleceń już po podpisaniu umowy, konieczne jest sporządzenie aneksów do umowy, aby uniknąć na ostateczności przy rozliczeniu imprezy, wszystkich prawdopodobnych nieporozumień. Już w czasie pierwszego spotkania z klientem trzeba ustalić wstępny zarys przebiegu imprezy.

Odpowiednio jest sporządzić ze spotkania notatkę, jaką obie strony podpisują – na tej podstawie dokonuje się wszystkich rezerwacji w hotelach, salach, transporcie, restauracjach. Równolegle jest to moment przygotowywania kosztorysu dla kontrahenta. Kosztorys ma obowiązek być zaakceptowany przez klienta jeszcze przed podpisaniem umowy. Jest wówczas jeszcze czas na dopieszczenie cenowych szczegółów, na ewentualne zmiany cen, szczegółów imprezy.

Organizacja imprez wymaga od organizatora elastycznego myślenia oraz działania – nadzwyczaj rzadko zdarza się, że klient akceptuje pierwszy zademonstrowany mu kosztorys oraz scenariusz imprezy – wówczas polecamy ciężki dym śląsk. Konsument ma także swoją wizję przebiegu imprezy oraz wypada to uszanować, chcąc z nim pracować w przyszłości. Po uzgodnieniu szczegółów kosztorysu, konieczne jest przygotowanie umowy wiążącej obie osoby, z bardzo bez owijania w bawełnę wyszczególnionymi sprawami finansowymi. Daty przedpłat, ich wysokość, termin zapłaty końcowej – im dokładniej określi się kwestie finansowe, tym przyzwoiciej będzie się współpracowało przy organizacji imprezy.